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中田 和行中田 和行 / 2019年4月5日

業務効率化・仕組み化

UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社 の 中田和行@神戸のデザイナ社長 (@NakatA__) です。

業務の効率化や仕組み化については、N’s Creates立ち上げ時からとくに力を入れてやっています。

その結果、チームでの仕事もかなり円滑に進めらる体制に整いました。

この先また、新たな課題が出てくるのかもしれませんが、
今日はN’s Createsでの業務効率化・仕組み化について改めてご紹介してみようと思います。

同じことの繰り返し作業を減らす

まず、僕自身が何度も同じことを繰り返すのが嫌いなので、
人にもそういうことをさせなくて済むように、というのはいつも心がけています。

身近な例で言うと、エクセルのマクロなど、ボタン一つで実行できるようにしたり、
とにかく考えなくても良いことを考えずにできるような仕組みを整えてきました。

しかし、どうしても人の手が必要になることも出てきます。

そのような場合には、できるだけ考えなくてもできるよう、業務は必ずマニュアル化して
「前もやったけど、これはどうするんだったかな?」という状態にならないようにしています。

マニュアル化=業務の言語化

ではどのようにマニュアル化していくのかというと、方法はいたってシンプル。

単純に業務を言語化すれば良いのです。

もちろん、作る人によって粒度はありますが、最初から完璧なマニュアルを求めていては完成しないので、
まずはその業務が2回発生した際には、
「1.〇〇を開く。2.△△を調べる」などフローを言語化し、データで残しておきます。

そこで一度マニュアルが完成したら、そのマニュアルを使って今度はインターンの子など、
別の人にそのマニュアルを使用して業務を行ってもらいます。

この時点で、自分がやらなくてもいい状態になるので、1つ効率化できていることになります。

さらに、そのマニュアルを使用する際にわかりづらいことがあれば、その人に修正しておいてもらいます。

その人がわかりづらかったところは、ほかの人も詰まってしまう可能性があるからです。

加えて、そのマニュアルを見て理解できず誰かに質問したことがあれば、
その質問もマニュアルに反映してもらっています。

そうすることで、少しずつ精度の高いマニュアルへと更新されるというわけです。

このように業務をマニュアル化しておくと、業務効率に関する側面だけではなく、
業務のクオリティを一定に保つという面でも効果的です。

「この人がやったらこのやり方で、あの人がやったら違うやり方」というように、
プロセスも出てくるものもバラバラになるのを防ぎ、
全体の平均値をあげた仕事ができるようになるというのもメリットの一つです。

業務効率化のためのツール

また、業務効率化に役立ちそうなツールを見つけたら取り入れています。

基本的なところでいうと、G Suiteがその一つです。
マニュアルもそこで管理し、全員で共有できるようにしておきます。

そのほかにも、移動時間を削減するためミーティングはZOOMなどを活用し、オンラインで行うようにしたり、
今は、オンラインミーティングで使えるホワイトボードツールを新たに試しているところです。

しかし、業務効率化で大切なのは、
ただ単に仕組み化させるのではなくボトルネックが何かを把握しておくこと

何が非効率的になっていて、それをどう効率化させたいのかを考えて実行することで、
より効果的な仕組み化につながるのではないでしょうか。

小規模で、ITを活用しきれていない企業も、このようなツールを取り入れたり、
業務をマニュアル化させることで劇的に変わっていくのではと感じています。


UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
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制作実績の一部」を公開していますので、是非ご覧ください。

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