UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社 UIコーダー 齋藤 (@31mskz10) です。

仕事をしていく上で、それぞれの社員がどの作業をどれだけやったかの管理は必須です。
N’s CreatesではTimeCrowdというサービスを使用し、誰がどの作業をどれくらいの時間行ったか記録するようにしています。

類似サービスにToggl Trackというサービスもありますが、こちらは海外のサービスです。
TimeCrowdは日本製サービスなので、ハードルを低くして使い始められます。

時間管理をする目的

今後の参考データが蓄積される

リモートワークに関係なく、プロジェクトにかかった時間を記録していくことは会社にとって意味のあることです。
たとえば、「これくらいの規模のサイト制作にこれくらいの時間がかかった」という記録があれば、似た規模のサイト制作を行うときにスケジュールの参考になります。

逆に「過去にやった似たような規模の制作より速くできている」となると、なにか速くできる要因があったことになりますし、「過去やった似た規模の制作より遅かった」となると、遅くなる原因があったことになります。

それって一体なんだろう？と考えるきっかけにもなります。

メンバーの作業を把握できる

リモートワークを行っていく上で、誰がどの作業をどれだけやっているのかは見えた方が安心です。

また、リアルタイムで他のメンバーがどの作業をしているのか確認ができます。
ふとしたタイミングで見て「あ、いまこの作業してもらってるみたいだけど、こっちの作業の方が優先度高いからこっち対応して」と気づいてメッセージを送れます。

オフィスだと気づきやすいですが、リモートだと他のメンバーが現在どの作業をしているか見えなかったりします。
それを全部メッセージでやり取りをするのは面倒なので、優先度が高い作業がある場合はこの方法を使って確認します。

TimeCrowdの使い方

TimeCrowd画面上部のメニューバーをクリックしてタスク名を入力して「開始」をクリックすればスタートです。
終了するときは停止アイコンをクリックすればストップできます。

また、直近で行った作業一覧が出るので、そこをクリックしてもスタートできます。

N’s Creates流のルール

• 新規でタスクを作成せずに、社員は既に作成されたタスクを選択するのみ
  • 必要なタスクがある場合はマネージャーに連絡して追加してもらう
• タスクの名前は「22-01：案件名_作業内容（予定工数）」のようにつける

N’s Createsでは、基本的に新規でタスクを作成することは禁止していて、マネージャーがタスクを追加していきます。

メンバーは既に登録されてあるタスクの中から検索して選択・使用します。
これは各々が勝手にタスクを追加していくと整理できなくなってしまうのと、課題の重複が起こってバラバラに記録されてしまうと時間管理の意味がなくなってしまうからです。

また、課題名は「22-01：案件名_作業内容（予定工数）」のように登録されていきます。
最初の2桁は西暦を意味していて、2022年の作業なら「22」、2021年の作業なら「21」となります。

ハイフンで区切った次の2桁は案件番号で、これは案件先の企業ごとに設定されてある数字が割り振られます。

あとは「案件名」のみ入力しているときもあれば、少し具体的に作業内容が後ろに付け足されてあったり、「_デザイン」や「_コーディング」などデザインと実装で分けたりもします。

最後に最近はそのタスクの予定工数を入れる場合もあります。
こうすることで予定工数を意識しながら作業を進めていけます。

記録する範囲が広すぎると、それはそれで後から見直して改善したいときにどこまで参考にしていいか分からなくなるので、適切に期間を区切る必要があります。

毎年共通で使うタスクは例外にする

「休憩時間」「その他対応」「社内MTG」などの毎年使うであろうタスクで、そこまで毎年の区切りが必要ないタスクに関しては、最初の2桁を数字ではなく「Ns」として「Ns-99：その他」のようにしています。

これは最近決まったルールで、毎年わざわざタスクを変えていくのが面倒だったので追加されました。

休憩時間もタスクとして記録する

休憩時間も専用のタスクがあります。
1度TimeCrowdを閉じてタスクを停止してしまうと、付け忘れが発生してしまったり、面倒なので業務時間中は常にTimeCrowdが付いている状態にします。

気をつけるポイント

数日前の修正が面倒

TimeCrowdではあとから修正が可能なので、付け忘れ・止め忘れがあっても修正できますが、数日前にさかのぼっての修正が面倒です。

どんどん新しい記録が溜まっていくのでかなりスクロールしないといけませんし、修正するときはそのタスクの時間一覧に遷移してから、目的の日にちまでスクロールでさかのぼっていく必要があります。

そのため、1日のはじめのタイミングで昨日ちゃんと付けているかどうか確認しておくように注意します。

プロジェクトにかかった時間しか見ないのはNG

これは時間管理を行う上でどうしようもない話になってしまいますが、「Aさんが対応した50時間」と「Bさんが対応した50時間」では成果が違うかもしれません。

ですがTimeCrowd上はどちらも50時間と記録されてしまうため、似たような案件の参考として「時間だけ」を参考にしてしまいがちになります。
多少そのあたりは考慮しつつ、数字としては実際の数字なので参考にしつつで、使う必要があります。

Chrome拡張機能を使うとサイトを開く必要がなくなる

ちなみに、TimeCrowdはChrome拡張機能もあるので、これをインストールすると毎回わざわざサイトに飛ぶ必要がなくなります。

アイコンをクリックすればすぐに表示されます。
1日に何回も使うので、こういう機能が用意されているのもいいですね。

UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供する
N's Creates 株式会社は、神戸三宮オフィスまで週１出社（それ以外はリモートワーク）できる「デザイナー」「エンジニア」を募集しています。

興味のある方は、カジュアル面談しますので気軽にお問い合わせください！

saito

高校時代にIT・Web業界に興味を抱き、神戸電子専門学校で2年間デザインやWeb実装について知識を得た後、新卒でN′sCreates株式会社のデザイナーとして入社。ミッションである｢解で快を創る｣を実現するべく日々の業務に向き合い、より良い提案を心掛けています。また、学生時代からWeb制作に関わる方のためのセミナーイベント「CSS Nite in KOBE」のスタッフとして業界の最先端に触れ、自主的に学習してきた知識やスキルを武器に、常に成長を続けている。