UX / UI のデザインに強いWebシステムの開発と、BtoB Webマーケを支援するWeb制作を提供するN’s Creates (エヌズクリエイツ) 株式会社の永富です。

最近、チームで「うまく情報を伝えるための文章の作り方」について話す機会があり、関連しそうな内容の本を読んでみたので紹介します。

全ては箇条書きが解決するのかもしれない?

『超・箇条書き』 著者:杉野幹人

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箇条書きこそがビジネスにおける最強のスキルであると主張する著者による、よりわかりやすく人に伝わる「箇条書き」の方法が網羅された一冊。

「レベル感を揃える」「自動詞と他動詞の使い分け」など、物事を箇条書きにして整理するための基本的な方法論から、どういった構成にすればより相手に伝わるのかを考える「メッセージ化」など、即仕事に活かせる技術が紹介されています。

何を言うかと同じくらい、何を言わないかが大事

特に心に留めておきたいと思ったのが、「MECE崩しで山場を作る」という項目でした。

MECEとは「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字を取った言葉です、これを直訳すると「互いに重複せず、全体として漏れがない」という意味になります。

もともと外資系コンサルで使われていた技法とのことで、重要な事柄の抜け漏れを防ぐことができ、仕事を進めるうえで重要なスキルであることは間違いありません。

ただ、これを崩したほうが伝わりやすくなることもしばしばある、と筆者は言います。

たとえば、営業マンが3つの企業にアプローチをかけていて、そのうちA社とB社は思ったように契約が取れず、C社は目標通りの契約が取れたとします。

この営業マンが今後の改善案を考えて上司に報告する際、MECEに乗っとると以下のような報告になります。

  • A社 先輩のYさんに協力を仰ぎ、追加で契約をしてもらえるようアプローチしていく
  • B社 書籍等で勉強しB社がおかれている業界への理解を深め、より効果的な提案を企画する
  • C社 引き続き担当者とのコミュニケーションを取り、今後に繋げる

一見きちんと整理された内容のように見えますが、ここからより上司に伝わりやすくする方法が「MECE崩し」です。

このとき彼が上司に報告すべきなのは「今後の改善案」であり、「担当企業それぞれに対しての今後アプローチ」ではありません。

つまり、目標どおり契約が取れていたC社についての記載は省いてもいいのです。

C社を省くことで伝えられない情報も生まれますが、一方で上司が目にする情報は2社分に絞られ、忙しい上司はより簡潔に報告内容を理解することができるようになる、というわけです。

私もミスを恐れてすべての情報を逃さず伝えようとしてしまいがちですが、狙いに反して相手にはうまく伝わらないことがある、という気づきがありました。

大事なのは、一番伝えたいことが何なのか理解しておくこと

MECEを崩して大事なことだけを残すには、何が一番伝えたいことなのかをまずは自分で理解しておく必要があります。

そのためにも、箇条書きで物事を整理するのは非常に有効な手段だと感じる機会は多いと感じます。

今伝えるべきことは何か、そのために一番有効な手段や適切な言葉は何か?常に考えて文章を作っていきたいところです。

その他にもすぐに仕事で使えるスキルもいくつか紹介されていましたので、気になる方はぜひ読んでみてください。


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